jun 24, 2022 | Uncategorized
Here you can find the full protocol (in Swedish) as well as a translated summary:
Styrelsemöte 2022-05-19.pdf
2.9.1 We can now open a savings account at an unspecified bank, which was approved at the last annual meeting.
2.9.2 The Merch-committee has ordered a test hoodie, more info under 5.3
2.9.3 The Access-committee had nothing new to report
2.9.4 The semester’s lunches in Foo Bar are done and they have all been successful. The Lunch-committee will soon start planning the bookings for this autumn.
2.9.5 The Tech- and Information-committee had nothing new to report
3.1 The accounting system is being replaced and will be evaluated later. The sections’ finances look good
3.2 Insparken has submitted an application on behalf of DISK to attend SU’s welcoming day at the campus frescati the 26th of August
3.3 The board talks about kista science city and that they have a meeting booked with the vice chairman to be involved during the kick-off
3.4 Diana who works in the café will need surgery and be on sick leave afterwards. The board discussed looking for a replacement far in advance
3.5 Sofia, who is a student safety representative and responsible for education, has been admitted to exchange studies and will move this autumn. She will ask one of the study supervisors if they are interested in taking over her role, but it is time to start the process of finding a replacement right away.
4.1 All section representatives have been informed that they will make trailers for their sections for the kick-off
4.2 During the welcoming week, it would be good if the board could be in the school to introduce themselves and talk about what DISK is for the disketter
4.3 The Board sets the date for the extra annual meeting with elections to the 21st of September
4.4 DISK will be part of the pride parade via academic pride
4.5 The board decided not to hold active-games but will hold an active kick-off before the start of the semester where everyone who is active in the sections will be able to hang out and compete against each other.
4.6 The board discussed the members’ dinner and whether it should be held or not. The discussion leads to the members’ dinner being replaced with a PROG1 dinner that was discussed at a previous meeting. The meeting will be for all DISK’s members and will take place in January 2023
4.7 The board discussed the content and date of the information sent to all newly admitted students
4.8 The board discussed the opening hours for Kx and the café together with the second auditor Sina.
4.9 The board discussed different dates for a cleaning day but no date was chosen. Erika, who is responsible for premises & personnel, will look into this further
5.1 The Board approved Ronja Tägtströms’ request that the Board grant her request for dismissal
5.2 The Board approved Yrsa Linder’s request to introduce the purchase of membership for 6 and 4 semesters
5.3 The Merch Committee had received a sample of a hoodie and was clear that it is about quality and cost when it comes to profile products. The board did not completely agree on choosing a supplier, instead the section representatives would ask the members in their sections if they were willing to change supplier or not.
5.4 The Board approved Linnea Runsten Fredriksson’s request to approve temporary membership of Accenture’s five guests for NärS events
jun 24, 2022 | Okategoriserad
Här kan du hitta det fullständiga protokollet samt en sananfattning:
Styrelsemöte 2022-05-19.pdf
2.9.1 Öppningen av ett sparkonto kan nu påbörjas då propositionen om ospecificerad bank godkändes på senaste årsmötet.
2.9.2 Merchkommittén har beställt en testhoodie, mer info under punkt 5.3
2.9.3 Accesskommittén hade inget nytt att rapportera
2.9.4 Terminens luncher i Foo Bar har nu hållits och alla har varit lyckade. Lunchkommittén ska snart börja planera in bokningarna för hösten.
2.9.5 Teknik- & Informationskommittén hade inget nytt att rapportera
3.1 Bokföringssystemet håller på att bytas ut och kommer utvärderas senare, i övrigt ser sektionernas ekonomi bra ut
3.2 Insparken har skickat in en anmälan åt DISKs vägnar om att vara med på SUs välkomstdag på campus Frescati 26:e augusti
3.3 Styrelsen pratar om kista science city och att vice ordförande Martin Berggren har ett möte inbokat med dem om att medverka under insparken
3.4 Diana som jobbar i caféet kommer behöva opereras och vara sjukskriven efteråt. Styrelsen diskuterade om att leta efter en vikarie i god tid
3.5 Sofia som sitter som Studerandeskyddsombud tillika Utbildningsansvarig har blivit antagen till utbytesstudier och kommer flytta till hösten. Hon ska fråga en av studiebevarkarna om de är intresserade av att ta över hennes roll, men det är lägligt att påbörja processen med att hitta en ersättare redan nu
4.1 Alla sektionsrepresentanter har blivit informerade om att de ska göra trailers för sina sektioner till insparken
4.2 Under välkomstveckan vore det bra om styrelsen kunde vara i skolan för att introducera sig själva och prata om vad DISK är för disketterna
4.3 Styrelsen sätter datumet till det extrainsatta årsmötet med val till 21:a september
4.4 DISK kommer vara med i prideparaden via academic pride
4.5 Styrelsen bestämde sig för att inte hålla i en aktiv-kamp utan kommer hålla i en aktivkick-off innan terminsstart där alla som är aktiva inom sektionerna kommer kunna ses och tävla mot varandra
4.6 Styrelsen diskuterade medlemsmiddagen och om den ska utföras eller inte. Diskussionen leder till att medlemsmiddagen ersätts med PROG1 sittning som diskuterats på tidigare möte. Sittningen kommer vara för alla DISKs medlemmar och äga rum i januari 2023
4.7 Styrelsen diskuterade innehåll och datum för informationsutskicket till alla nyantagna studenter
4.8 Styrelsen diskuterade öppettiderna för Kx och caféet tillsammans med andre sakrevisor Sina.
4.9 Styrelsen diskuterade olika datum för en städdag men inget datum spikades. Erika som är lokal- & personalansvarig ska titta vidare på det
5.1 Styrelsen biföll Ronja Tägtströms yrkade på att styrelsen skulle bevilja hennes önskan om entledigande
5.2 Styrelsen biföll Yrsa Linders yrkande på att införa köp av medlemskap på 6 och 4 terminer
5.3 Merchkommittén hade fått in ett provexemplar på en hoodie och var tydliga i att det handlar om kvalitet och kostnader när det kommer till profil-produkter. Styrelsen var inte helt överens om att välja leverantör, istället skulle sektionsrepresentanterna fråga medlemmarna i sina sektioner om de var villiga att byta leverantör eller ej.
5.4 Styrelsen biföll Linnea Runsten Fredrikssons yrkande på att godkänna tillfälligt medlemskap till Accentures fem gäster för NärS evenemang
jun 24, 2022 | Uncategorized
Here is the full protocol (in Swedish) as well as a translated summary:
Styrelsemöte 2022-05-03.pdf
3.1 The treasurer has been informed that there is usually a recurring information point where the treasurer informs the rest of the board about the sections’ financial situation. From this meeting and on, it will be a recurring point.
3.2 Insparken has received a grant from SSSRSF on the condition that resources will be invested in welcoming international students
3.3 The group that would update all booking documents for Foo Bar has completed its work
4.1 The item was postponed to the next ordinary board meeting.
4.2 The union administration estimates that there will be more pressure this autumn when new students arrive, but right now the opening hours can be adjusted. The board is discussing possible opening hours and that the situation before the autumn is still a bit uncertain. The board will try to be on site and as visible as possible at the beginning of the next semester, but should still consult with admin regarding the opening hours for the union expedition.
4.3 The board discusses the maximum limit at 21-day intervals between regular board meetings. The discussion highlights important points such as that the limit does not need to be extended, but rather that meetings every 3 weeks lead to too much being done in one go at long and sometimes protracted meetings. Important decisions are not sufficiently discussed or discussed at the last minute. A suggested solution to this may be to have meetings every two weeks and then have more informal ”check-ins” that are not recorded where the board can see, talk and perform committee work. Then the board meetings are mainly used to make decisions. ”Check-in” can take place both digitally and on site, but the board already has a problem but prevents it and more meetings are probably not a solution to that.
4.4 The chairman points out that there have been many obstacles lately. One of the reasons may be that the meeting day has changed, but you miss very important information if you can not attend. The board will work harder to look through the autumn dates and set preliminary dates so that everyone can hopefully participate without booking.
5.1 DISK announced an expression of interest to the delegation to SSCO’s May Congress on 21 May.
5.2 The treasurer has been advised by the first financial auditor not to save funds at SEB. However, the bank was a requirement in Bill 4 – ”Establish a fund savings for the Student Union DISK” at the annual meeting with election 2021 and in order to save funds with another bank, the bill needs to be rejected. The board rejected the proposition.
5.3 The treasurer presented a new bill on fund savings with the same specification as the previous one, except that the requirement for a bank was not included. The board approved the proposition and the document was added to the documents of the next annual meeting.
5.4 The Board discussed the proposition to remove item ”Reporting” from the agenda for ordinary Board meetings, which would mean an amendment to section 9.6 of the Statute. The Board came to the conclusion that the bill lacked proposals for remuneration that could fulfill the purpose the reporting fulfills at present. The Board rejected the proposition.
5.5 The Board discussed the proposition to instead introduce reporting as one of the Board’s tasks, which would mean an amendment to section 9.9 of the Statute. The board came to the conclusion that the proposition fell as it was not disconnected from ordinary board meetings, which was voted through during the previous decision point. The board rejected the proposition.
jun 24, 2022 | Okategoriserad
Här kan du hitta protokollet i sin helhet samt en sammanfattning:
Styrelsemöte 2022-05-03.pdf
3.1 Kassören har fått veta att det brukar finnas en återkommande infopunkt där kassören informerar resten av styrelsen om sektionernas ekonomiska ställning. Från och med detta möte kommer det vara en återkommande punkt
3.2 Insparken har fått ett bidrag av SSSRSF på villkoret att resurser kommer läggas på att välkomna internationella studenter
3.3 Arbetsgruppen som skulle uppdatera alla bokningsdokument för Foo Bar har avslutat sitt arbete
4.1 Punkten bordlades till nästa ordinarie styrelsemöte
4.2 Kåradministrationen uppskattar att det kommer vara mer tryck i höst när nya elever kommer men just nu kan öppettiderna justeras. Styrelsen diskuterar om möjliga öppettider och att det läget inför hösten fortfarande är lite osäkert. Styrelsen ska försöka vara på plats och så synlig som möjligt i början av nästa termin men bör fortfarande rådfråga med administrationen gällande öppettiderna för kårexpeditionen
4.3 Styrelsen diskuterar maxgränsen med 21 dagars mellanrum mellan ordinarie styrelsemöten. Diskussionen lyfter viktiga punkter som att gränsen inte behöver utökas utan snarare att möten var 3:e vecka leder till att för mycket görs i ett svep på långa och ibland utdragna möten. Viktiga beslut diskuteras inte tillräckligt eller tas upp i sista minuten. Ett förslag på lösning till detta kan vara att ha möten varannan vecka och sedan ha mer informella ”check-in”s som inte protokollförs där styrelsen får ses och prata samt utföra kommittéarbete. Sedan utnyttjas styrelsemötena främst till att ta beslut. ”Check-in”s kan ske både digitalt och på plats, men styrelsen har redan ett problem med förhinder och fler möten är troligen inte en lösning på det
4.4 Ordförande lyfter att det har varit många förhinder på sistone. En av anledningarna kan vara att mötesdagen har ändrats, men man missar väldigt mycket viktig info om man inte kan närvara. Styrelsen ska arbeta mer med att titta igenom höstens datum och sätta ut preliminära datum för att alla förhoppningsvis ska kunna delta utan att boka upp sig.
5.1 Styrelsen utlyste en intresseanmälan till delegation till SSCO:s majkongress 21:a maj.
5.2 Kassören har blivit råd av förste ekonomisk revisor att inte fondspara hos SEB. Banken stod dock som ett krav i proposition 4 – ”Upprätta ett fondsparande för Studentkåren DISK” på årsmötet med val 2021 och för att fondspara hos en annan bank behöver propositionen avslås. Styrelsen avslog propositionen.
5.3 Kassören presenterade en ny proposition på fondsparande med samma specifikationen som den tidigare, förutom att kravet på bank inte stod med. Styrelsen godkände propositionen och handlingen lades till kommande årsmötes handlingar.
5.4 Styrelsen diskuterade propositionen om att ta bort punkt ”h. rapportering” från föredragningslistan för ordinarie styrelsemöten vilket skulle innebära en ändring på paragraf 9.6 i stadgan. Styrelsen kom fram till att propositionen saknade förslag på ersättning som kunde fylla syftet rapporteringen fyller i dagsläget. Styrelsen avslog propositionen.
5.5 Styrelsen diskuterade propositionen om att istället införa rapporteringen som en av styrelsens arbetsuppgifter, vilket skulle innebära en ändring på paragraf 9.9 i stadgan. Styrelsen kom fram till att propositionen föll då den inte var frånkopplad från ordinarie styrelsemöten vilket röstades igenom under föregående beslutspunkt. Styrelsen avslog propositionen.
maj 10, 2022 | Okategoriserad
Detta är den officiella kallelsen till DISKs Extrainsatta Årsmöte #1 2022, som äger rum 18e maj 2022.
Under det ekonomiska årsmötet så presenterades inte sektionernas verksamhetsplaner, vilket de sedvanligt brukar göras. Därför kallar nu styrelsen till ett extrainsatt årsmöte för att presentera dessa för medlemmarna. Som vanligt så utlovas en matbiljet till alla närvarande.
För att ha närvaro-, yttrande- och rösträtt på mötet krävs ett medlemskap i DISK. Stödmedlemmar har närvaro- och yttranderätt.
Föredragningslistan och handlingar hittar ni här
Varmt välkomna till Lilla Hörsalen kl 18.00 den 18e maj 2022!
maj 5, 2022 | Uncategorized
Here is the full protocol (in Swedish) as well as a translated summary:
Styrelsemöte 2022-04-12.pdf
3.1 DISK should register 3-4 people to act as marshals for academic events. 4 people have applied so far and if more people apply then the seats will be distributed through a raffle
3.2 The printer in KX is broken and needs new parts for repairing. However several other parts will also need repairing in a few years which will be more expensive than just buying a new one. The IT Manager and the Treasurers will purchase a new one instead.
3.3 The IT Manager has set up a service to ease the process of reporting errors. At the moment the link is only accessible to members of the board, but might eventually be moved to DISKs website as well
3.4 Both the pub and the treasurer computers have been replaced to computers with windows 10
4.1 Postponed due to many section representatives being absent
4.2 The committee for crisis management presented their draft for DISKs crisis plan
4.3 The Event Manager proposed a team building activity called ”Styrelsekampen” involving board members from all the sections. The board gave tips of activities and a few preliminary dates were set.
4.4 The presidium proposed to introduce a list of pairs to adjust the protocols so that everybody on the board would do it at least once. The secretary suggested that he would prepare a workshop for proofreading instead
4.5 A person has shown interest in getting involved with the DISK-board. If the board feels that a third deputy member is needed then they shall announce that as soon as possible. However, the board can delegate work to people without electing them. The board discusses what type of work that should not be handled by people not on the board and forms a committee to investigate how to ease the workload for both the IT- and Communications Managers
4.6 Näringslivssektionen have been discussing offering a sponsorship to one company and what that could offer DISK. The board came with feedback and suggestions
5.1 There will be an extra annual meeting on may 4th to approve the section’s preliminary activity plans for the year
5.2 The date for the inventory-day was moved to may 22nd
maj 2, 2022 | Okategoriserad
Här kan du hitta protokollet i sin helhet samt en sammanfattning:
Styrelsemöte 2022-04-12.pdf
3.1 DISK bör anmäla 3-4 personer som marskalkar vid akademiska högtider. Just nu har 4 st anmält sig, blir det fler kommer platserna att lottas ut
3.2 Färgskrivaren i KX är trasig och behöver repareras med en ny del. Dock kommer flera andra delar också behöva bytas ut kommande 1-2 åren vilket i det långa loppet blir dyrare än att köpa in en ny. Därför ska teknikansvarig och kassörer köpa in en ny färgskrivare
3.3 Teknikansvarig har ordnat en tjänst för att enklare skicka in felanmälningar till honom. Länken finns för tillfället endast i en textkanal styrelsen har tillgång till men ska förslagsvis även upp på DISKs hemsida
3.4 Både pub- & kassörsdatorn är utbytta till datorer med windows 10
4.1 Punkten bordlades eftersom flera sektionsrepresentanter inte närvarade på mötet
4.2 Kris-hanteringsplanskommittén hade tagit fram ett utkast som presenterades på mötet
4.3 Eventansvarig föreslår en sektionsöverskridande aktivitet i form av en styrelsekamp där styrelsemedlemmar ska tävla tillsammans. Styrelsen ger tips på aktiviteter och preliminära datum sätts
4.4 Presidiet föreslår att införa en lista med justerarpar så att alla får justera minst en gång, men sekreteraren föreslår istället att han kan förbereda en workshop om hur man justerar
4.5 En person har visat intresse för att engagera sig i DISK-styrelsen. Om styrelsen känner att det finns behov för en tredje suppleant kan man utlysa platsen, men styrelsen kan även delegera arbete utan att välja in nytt folk. Styrelsen diskuterar därefter vilket typ av arbete som inte bör skötas av personer utanför styrelsen och bildar en kommitté som ska undersöka kring hur man kan underlätta tekink- & informationsansvarigs uppgifter
4.6 Näringslivssektionen har diskuterat kring att erbjuda ett företag DISK-sponsorskap och vad det skulle kunna innebära. Styrelsen kommer med återkoppling och förslag
5.1 Ett extrainsatt årsmöte kommer hållas 4/5 för att godkänna sektionernas preliminära verksamhetsplaner
5.2 Datumet för inventeringsdagen ändrades till 22:a maj
apr 26, 2022 | Okategoriserad
DETTA EXTRAINSATTA ÅRSMÖTET HAR STÄLLTS IN OCH NYTT DATUM KOMMER INNOM KORT!
Detta är den officiella kallelsen till DISKs Extrainsatta Årsmöte #1 2022, som äger rum 4e maj 2022.
Under det ekonomiska årsmötet så presenterades inte sektionernas verksamhetsplaner, vilket de sedvanligt brukar göras. Därför kallar nu styrelsen till ett extrainsatt årsmöte för att presentera dessa för medlemmarna. Som vanligt så utlovas en matbiljet till alla närvarande.
För att ha närvaro-, yttrande- och rösträtt på mötet krävs ett medlemskap i DISK. Stödmedlemmar har närvaro- och yttranderätt.
Varmt välkomna till Lilla Hörsalen kl 18.00 den 4e maj 2022!
apr 13, 2022 | Uncategorized
Here is the full protocol (in Swedish) and a translated summary:
Protokoll Ekonomiskt Föreningsmöte 2022-03-16.pdf
2.1 The sport section wanted to apply for a membership in SAIF, but the meeting deemed that the foundation needed for a decision had not been achieved. The application was postponed until the next annual meeting.
2.2 The proposition to clarify the type of majority in the statute was presented a second time and got approved.
2.3 The proposition to revise DISK’s emblem was approved in its first draft.
4.1 The meeting reviewed the financial report for the fiscal year of 2020 and decided on a disposition for the fiscal year 2021. However, the auditor’s report for the fiscal year had been forgotten and was never presented at the previous annual meeting, and as a result the documents had not reached the board. The internal auditor’s report and the question regarding discharge if liability for the fiscal year 2020, were added as items under point 7: questions raised during the meeting.
4.2 The meeting reviewed the annual report, the financial report, the auditor’s report, and the financial statements for the fiscal year 2021. The board from the fiscal year 2021 was discharged from liability. The meeting agreed to cover a deficit from 2021.
4.3 DISK’s activity plan for 2022 was presented by DISK’s president. The treasurer points out that the amount allocated for rent needs to be changed in both the activity plan and the budget. The meeting approves the activity plan with the change, as well as the new budget with the new updated rent. The section´s activity plans were not presented.
5.1 The Nomination Committee is elected with André Ahlkvist as convener.
6.1 The board informs the meeting that they have made editorial changes to the statute
6.2 The board’s third deputy is discharged
7.1 The 2020 fiscal year’s first internal auditor presented the 2020 internal auditor’s report. The meeting approved the report.
7.2 The board for the 2020 fiscal year was discharged from liability.
apr 13, 2022 | Okategoriserad
Här hittar du protokollet i sin helhet samt en sammanfattning:
Protokoll Ekonomiskt Föreningsmöte 2022-03-16.pdf
2.1 Sport sektionen ville ansöka om medlemskap i SAIF men mötet ansåg att det saknades grund till beslut. Punkten bordlades tills nästa årsmöte
2.2 Propositionen om att förtydliga typ av majoritet i stadgan drogs en andra gång och godkändes
2.3 Propositionen om att revidera DISKs emblem godkändes i sin första dragning
4.1 Mötet gick igenom ekonomiska berättelsen för verksamhetsåret 2020 och beslutade om disposition till verksamhetsåret 2021. Dock hade revisionsberättelsen för verksamhetsåret glömts lyftas förra årsmötet, och därav hade handlingarna inte tillkommit styrelsen. Revisionsberättelsen och ansvarsfriheten för verksamhetsåret 2020 lades till som punkter under punkt 7, under mötet väckta frågor
4.2 Mötet gick igenom verksamhetsberättelsen, den ekonomiska berättelsen, revisionsberättelsen och bokslutet för verksamhetsåret 2021. Styrelsen från verksamhetsåret 2021 ansvarsbefrias och mötet godkände att täcka ett underskott från verksamhetsåret 2021
4.3 DISKs verksamhetsplan för 2022 presenteras av DISKs ordförande. Kassören påpekar att summan allokerad för hyran måste uppdateras i både verksamhetsplanen och budgeten. Mötet godkänner verksamhetsplanen med ändringen samt godkänner den nya budgeten med hyran uppdaterad. Sektionernas verksamhetsplaner presenteras ej.
5.1 Valberedningen väljs in med André Ahlkvist som sammankallande
6.1 Styrelsen informerar om att de har gjort redaktionella ändringar i stadgan
6.2 Styrelsens tredje supplean entledigas
7.1 Förste sakrevisor för verksamhetsåret 2020 presenterade revisorberättelsen för det verksamhetsåret. Mötet godkännde revisorberättelsen
7.2 Styrelsen för verksamhetsåret 2020 ansvarsbefriades
