jun 24, 2022 | Uncategorized
Here is the full protocol (in Swedish) as well as a translated summary:
Styrelsemöte 2022-05-03.pdf
3.1 The treasurer has been informed that there is usually a recurring information point where the treasurer informs the rest of the board about the sections’ financial situation. From this meeting and on, it will be a recurring point.
3.2 Insparken has received a grant from SSSRSF on the condition that resources will be invested in welcoming international students
3.3 The group that would update all booking documents for Foo Bar has completed its work
4.1 The item was postponed to the next ordinary board meeting.
4.2 The union administration estimates that there will be more pressure this autumn when new students arrive, but right now the opening hours can be adjusted. The board is discussing possible opening hours and that the situation before the autumn is still a bit uncertain. The board will try to be on site and as visible as possible at the beginning of the next semester, but should still consult with admin regarding the opening hours for the union expedition.
4.3 The board discusses the maximum limit at 21-day intervals between regular board meetings. The discussion highlights important points such as that the limit does not need to be extended, but rather that meetings every 3 weeks lead to too much being done in one go at long and sometimes protracted meetings. Important decisions are not sufficiently discussed or discussed at the last minute. A suggested solution to this may be to have meetings every two weeks and then have more informal ”check-ins” that are not recorded where the board can see, talk and perform committee work. Then the board meetings are mainly used to make decisions. ”Check-in” can take place both digitally and on site, but the board already has a problem but prevents it and more meetings are probably not a solution to that.
4.4 The chairman points out that there have been many obstacles lately. One of the reasons may be that the meeting day has changed, but you miss very important information if you can not attend. The board will work harder to look through the autumn dates and set preliminary dates so that everyone can hopefully participate without booking.
5.1 DISK announced an expression of interest to the delegation to SSCO’s May Congress on 21 May.
5.2 The treasurer has been advised by the first financial auditor not to save funds at SEB. However, the bank was a requirement in Bill 4 – ”Establish a fund savings for the Student Union DISK” at the annual meeting with election 2021 and in order to save funds with another bank, the bill needs to be rejected. The board rejected the proposition.
5.3 The treasurer presented a new bill on fund savings with the same specification as the previous one, except that the requirement for a bank was not included. The board approved the proposition and the document was added to the documents of the next annual meeting.
5.4 The Board discussed the proposition to remove item ”Reporting” from the agenda for ordinary Board meetings, which would mean an amendment to section 9.6 of the Statute. The Board came to the conclusion that the bill lacked proposals for remuneration that could fulfill the purpose the reporting fulfills at present. The Board rejected the proposition.
5.5 The Board discussed the proposition to instead introduce reporting as one of the Board’s tasks, which would mean an amendment to section 9.9 of the Statute. The board came to the conclusion that the proposition fell as it was not disconnected from ordinary board meetings, which was voted through during the previous decision point. The board rejected the proposition.
jun 24, 2022 | Okategoriserad
Här kan du hitta protokollet i sin helhet samt en sammanfattning:
Styrelsemöte 2022-05-03.pdf
3.1 Kassören har fått veta att det brukar finnas en återkommande infopunkt där kassören informerar resten av styrelsen om sektionernas ekonomiska ställning. Från och med detta möte kommer det vara en återkommande punkt
3.2 Insparken har fått ett bidrag av SSSRSF på villkoret att resurser kommer läggas på att välkomna internationella studenter
3.3 Arbetsgruppen som skulle uppdatera alla bokningsdokument för Foo Bar har avslutat sitt arbete
4.1 Punkten bordlades till nästa ordinarie styrelsemöte
4.2 Kåradministrationen uppskattar att det kommer vara mer tryck i höst när nya elever kommer men just nu kan öppettiderna justeras. Styrelsen diskuterar om möjliga öppettider och att det läget inför hösten fortfarande är lite osäkert. Styrelsen ska försöka vara på plats och så synlig som möjligt i början av nästa termin men bör fortfarande rådfråga med administrationen gällande öppettiderna för kårexpeditionen
4.3 Styrelsen diskuterar maxgränsen med 21 dagars mellanrum mellan ordinarie styrelsemöten. Diskussionen lyfter viktiga punkter som att gränsen inte behöver utökas utan snarare att möten var 3:e vecka leder till att för mycket görs i ett svep på långa och ibland utdragna möten. Viktiga beslut diskuteras inte tillräckligt eller tas upp i sista minuten. Ett förslag på lösning till detta kan vara att ha möten varannan vecka och sedan ha mer informella ”check-in”s som inte protokollförs där styrelsen får ses och prata samt utföra kommittéarbete. Sedan utnyttjas styrelsemötena främst till att ta beslut. ”Check-in”s kan ske både digitalt och på plats, men styrelsen har redan ett problem med förhinder och fler möten är troligen inte en lösning på det
4.4 Ordförande lyfter att det har varit många förhinder på sistone. En av anledningarna kan vara att mötesdagen har ändrats, men man missar väldigt mycket viktig info om man inte kan närvara. Styrelsen ska arbeta mer med att titta igenom höstens datum och sätta ut preliminära datum för att alla förhoppningsvis ska kunna delta utan att boka upp sig.
5.1 Styrelsen utlyste en intresseanmälan till delegation till SSCO:s majkongress 21:a maj.
5.2 Kassören har blivit råd av förste ekonomisk revisor att inte fondspara hos SEB. Banken stod dock som ett krav i proposition 4 – ”Upprätta ett fondsparande för Studentkåren DISK” på årsmötet med val 2021 och för att fondspara hos en annan bank behöver propositionen avslås. Styrelsen avslog propositionen.
5.3 Kassören presenterade en ny proposition på fondsparande med samma specifikationen som den tidigare, förutom att kravet på bank inte stod med. Styrelsen godkände propositionen och handlingen lades till kommande årsmötes handlingar.
5.4 Styrelsen diskuterade propositionen om att ta bort punkt ”h. rapportering” från föredragningslistan för ordinarie styrelsemöten vilket skulle innebära en ändring på paragraf 9.6 i stadgan. Styrelsen kom fram till att propositionen saknade förslag på ersättning som kunde fylla syftet rapporteringen fyller i dagsläget. Styrelsen avslog propositionen.
5.5 Styrelsen diskuterade propositionen om att istället införa rapporteringen som en av styrelsens arbetsuppgifter, vilket skulle innebära en ändring på paragraf 9.9 i stadgan. Styrelsen kom fram till att propositionen föll då den inte var frånkopplad från ordinarie styrelsemöten vilket röstades igenom under föregående beslutspunkt. Styrelsen avslog propositionen.
maj 10, 2022 | Okategoriserad
Detta är den officiella kallelsen till DISKs Extrainsatta Årsmöte #1 2022, som äger rum 18e maj 2022.
Under det ekonomiska årsmötet så presenterades inte sektionernas verksamhetsplaner, vilket de sedvanligt brukar göras. Därför kallar nu styrelsen till ett extrainsatt årsmöte för att presentera dessa för medlemmarna. Som vanligt så utlovas en matbiljet till alla närvarande.
För att ha närvaro-, yttrande- och rösträtt på mötet krävs ett medlemskap i DISK. Stödmedlemmar har närvaro- och yttranderätt.
Föredragningslistan och handlingar hittar ni här
Varmt välkomna till Lilla Hörsalen kl 18.00 den 18e maj 2022!
maj 5, 2022 | Uncategorized
Here is the full protocol (in Swedish) as well as a translated summary:
Styrelsemöte 2022-04-12.pdf
3.1 DISK should register 3-4 people to act as marshals for academic events. 4 people have applied so far and if more people apply then the seats will be distributed through a raffle
3.2 The printer in KX is broken and needs new parts for repairing. However several other parts will also need repairing in a few years which will be more expensive than just buying a new one. The IT Manager and the Treasurers will purchase a new one instead.
3.3 The IT Manager has set up a service to ease the process of reporting errors. At the moment the link is only accessible to members of the board, but might eventually be moved to DISKs website as well
3.4 Both the pub and the treasurer computers have been replaced to computers with windows 10
4.1 Postponed due to many section representatives being absent
4.2 The committee for crisis management presented their draft for DISKs crisis plan
4.3 The Event Manager proposed a team building activity called ”Styrelsekampen” involving board members from all the sections. The board gave tips of activities and a few preliminary dates were set.
4.4 The presidium proposed to introduce a list of pairs to adjust the protocols so that everybody on the board would do it at least once. The secretary suggested that he would prepare a workshop for proofreading instead
4.5 A person has shown interest in getting involved with the DISK-board. If the board feels that a third deputy member is needed then they shall announce that as soon as possible. However, the board can delegate work to people without electing them. The board discusses what type of work that should not be handled by people not on the board and forms a committee to investigate how to ease the workload for both the IT- and Communications Managers
4.6 Näringslivssektionen have been discussing offering a sponsorship to one company and what that could offer DISK. The board came with feedback and suggestions
5.1 There will be an extra annual meeting on may 4th to approve the section’s preliminary activity plans for the year
5.2 The date for the inventory-day was moved to may 22nd
maj 2, 2022 | Okategoriserad
Här kan du hitta protokollet i sin helhet samt en sammanfattning:
Styrelsemöte 2022-04-12.pdf
3.1 DISK bör anmäla 3-4 personer som marskalkar vid akademiska högtider. Just nu har 4 st anmält sig, blir det fler kommer platserna att lottas ut
3.2 Färgskrivaren i KX är trasig och behöver repareras med en ny del. Dock kommer flera andra delar också behöva bytas ut kommande 1-2 åren vilket i det långa loppet blir dyrare än att köpa in en ny. Därför ska teknikansvarig och kassörer köpa in en ny färgskrivare
3.3 Teknikansvarig har ordnat en tjänst för att enklare skicka in felanmälningar till honom. Länken finns för tillfället endast i en textkanal styrelsen har tillgång till men ska förslagsvis även upp på DISKs hemsida
3.4 Både pub- & kassörsdatorn är utbytta till datorer med windows 10
4.1 Punkten bordlades eftersom flera sektionsrepresentanter inte närvarade på mötet
4.2 Kris-hanteringsplanskommittén hade tagit fram ett utkast som presenterades på mötet
4.3 Eventansvarig föreslår en sektionsöverskridande aktivitet i form av en styrelsekamp där styrelsemedlemmar ska tävla tillsammans. Styrelsen ger tips på aktiviteter och preliminära datum sätts
4.4 Presidiet föreslår att införa en lista med justerarpar så att alla får justera minst en gång, men sekreteraren föreslår istället att han kan förbereda en workshop om hur man justerar
4.5 En person har visat intresse för att engagera sig i DISK-styrelsen. Om styrelsen känner att det finns behov för en tredje suppleant kan man utlysa platsen, men styrelsen kan även delegera arbete utan att välja in nytt folk. Styrelsen diskuterar därefter vilket typ av arbete som inte bör skötas av personer utanför styrelsen och bildar en kommitté som ska undersöka kring hur man kan underlätta tekink- & informationsansvarigs uppgifter
4.6 Näringslivssektionen har diskuterat kring att erbjuda ett företag DISK-sponsorskap och vad det skulle kunna innebära. Styrelsen kommer med återkoppling och förslag
5.1 Ett extrainsatt årsmöte kommer hållas 4/5 för att godkänna sektionernas preliminära verksamhetsplaner
5.2 Datumet för inventeringsdagen ändrades till 22:a maj
